Para um gestor, é um pesadelo analisar custos altos sem saber de onde vêm exatamente aqueles números. Quando se trata do parque de impressoras de uma empresa, esse é um problema mais comum do que você imagina. Sem o devido controle, é impossível descobrir quais são os equipamentos mais utilizados, quais funcionários tem maior volume de impressão, e, principalmente, se os funcionários utilizam a impressora de forma adequada. Para resolver esse problema, a bilhetagem de impressão tem sido a resposta para muitas empresas. Este serviço é normalmente oferecido juntamente com serviços de outsourcing de impressão, pois reduz os custos para a empresa e também ajuda a gerenciar os gastos com impressão. Mas será que vale mesmo a pena implantar esta solução na minha empresa?
O que é bilhetagem de impressão?
A bilhetagem de impressão é o processo que permite monitorar todas as impressões da empresa através de um software. Deste modo a equipe de gestão fica sabendo o que, onde e quando os documentos foram impressos, além de descobrir os responsáveis. Também é possível implementar cotas de impressão por usuário para limitar o total de impressões realizadas, reduzindo custos com papéis e suprimentos.
Quais as vantagens que um software de bilhetagem de impressão traz para minha empresa?
Melhorias no processo de impressão, economia, relatórios precisos e decisões apuradas.
Estes são alguns dos principais motivos pela qual diversas empresas adotaram este método. Além disso, o impacto ambiental da sua empresa é afetado diretamente, pois há uma redução considerável no desperdício de papel, suprimentos e custos com manutenção de equipamentos de impressão. A implementação correta das cotas de impressão, aliada a uma solução de impressão segura, faz com que os funcionários passem a se conscientizar mais, imprimindo somente o necessário. Não há mais cópias esquecidas ou perdidas na bandejas das impressoras. Com um software deste tipo devidamente instalado, o gerenciamento de impressão da sua empresa vai ao próximo nível.
Descubra quem está imprimindo e o que está sendo impresso
Um software de bilhetagem de impressão faz a contagem automática de todas as impressões, sempre identificando por quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso.
E a melhor parte:
Não importa se sua empresa possui ou não servidores de impressão, pois não é necessário modificações na rede. O software está preparado para se adaptar ao seu ambiente corporativo. Além disso a contabilização é feita de forma inteligente, separada por:
- Impressão;
- Digitalização;
- Cópia;
- Fax.
Uma vez que empresa sabe como os funcionários utilizam as impressoras, as tomadas de decisão tornam-se mais eficazes e eficientes.
A importância do rateio de custo de impressão
Um bom sistema de bilhetagem deve gerar e manter os registros contábeis das operações de produção das impressoras da empresa.
Por que? simples:
Relatórios. Afinal, de que adianta uma decisão correta baseada em um relatório incorreto? A distribuição dos custos correta de impressão, cópia, fax e digitalizações, com base na produção de usuários, equipamentos ou projetos, é muito importante para que a gerência possa fazer seu trabalho corretamente.
Determine cotas de impressão e cópias
Não podemos generalizar, mas em muitas empresas há um desperdício exagerado relacionado às impressoras. Um documento impresso errado, uma cópia perdida em alguma bandeja, aquela centena de folhas que deveriam ser somente dez. Para uma pessoa, uma cópia extra não significa nada, é só jogar no lixo e pronto, não é? Porém, para quem faz a gestão não é tão simples assim. Vários pequenos erros, no final do mês, podem significar um volume de desperdício enorme.
Como resolvemos isso?
Com a gestão de cotas de impressão você pode determinar os limites de impressões e cópias, por página, valor ou cor. Além disso, os funcionários tendem a aproveitar as impressoras de forma mais adequada quando há um sistema de cotas implementado. E se você ficou preocupado com a possibilidade de que o limite de impressões impossibilite seus funcionários de trabalhar normalmente. As configurações de cotas são flexíveis, então você poderá adequar da melhor maneira possível.