Segundo dados divulgados pela Lexmark, grandes empresas gastam, em média, 14% da receita com práticas de impressão pouco eficientes. E, em tempos de crise (como os atuais), perder todo esse dinheiro, que poderia ser economizado através do gerenciamento de impressão, pode até levar uma empresa a falência. Descubra o que o gerenciamento de impressão pode fazer pela sua empresa.
O que acontece em muitas empresas, independente do porte, é que muitos documentos são impressos sem nenhum cuidado ou critério. Não são raras as vezes em que funcionários imprimem documentos desnecessários ou mesmo de cunho pessoal nas impressoras da empresa, gerando gastos desnecessários para ela.
Há casos em que os documentos são impressos para serem corrigidos depois, o que certamente levará a necessidade de uma nova impressão. Também não é incomum que se precise de apenas algumas páginas de um documento, mas se acabe imprimindo ele todo, muitas vezes por falta de conhecimento ou mesmo descuido.
Por isso, investir no gerenciamento de impressão pode ser um diferencial para qualquer empresa. Imagine saber tudo o que foi impresso e de onde se originou cada envio: é isso o que um software de gerenciamento de impressão pode promover pela sua empresa. Afinal, nem sempre podemos contar apenas com o bom senso da equipe.
Muitas empresas não têm controle algum sobre os gastos despendidos no parque de impressão e, quando colocam isso pela primeira vez na ponta o lápis, logo percebem o quanto estão desperdiçando e implantam alguma ferramenta de gerenciamento.
Para além de inibir comportamentos que causam prejuízos à empresa, o gerenciamento de impressão pode ajudar o negócio de várias formas. É possível, por exemplo, começar a identificar qual o custo por impressão (que é o valor gasto para imprimir uma página) e começar a buscar por formas de diminuí-lo.
Implantar o gerenciamento de impressão não só leva a uma queda no valor do custo por impressão, mas também ajuda a economizar materiais e energia elétrica. E é claro que, quando uma empresa deixa de gastar com alguma coisa, ela pode fazer investimentos em outras áreas ou, simplesmente, guardar esses valores e aumentar seu lucro.
O gerenciamento de impressão também ajuda a identificar qual setor da empresa realiza o maior número de impressões e verificar se isso foi realmente necessário. Na verdade, é possível analisar cada impressão que foi realizada dentro da empresa para saber se o uso do parque de impressões está sendo feito corretamente e com consciência.
Com o gerenciamento de impressão, também é comum a implantação do sistema de bilhetagem, que consiste em determinar um número máximo de impressões que cada funcionário ou setor pode realizar. Quando este valor é alcançado, o sistema simplesmente bloqueia as impressões até que se descubra o que ocorreu.
Outra opção é, ao ultrapassar o número de cópias determinada, não paralisar completamente as impressões (pois isso pode acarretar vários problemas para a empresa), mas fazer com que gerentes e supervisores sejam imediatamente avisados. Desta forma, é possível que eles façam uma análise mais precisa do que ocorreu para que o problema não se repita.
Um bom software de gerenciamento de impressão permite que realizar uma verdadeira auditoria de tudo o que passou pelo parque da empresa para saber que tipos de medidas podem ser tomados para economizar com impressões. Muitas vezes, o próprio software funciona como uma medida educativa junto aos funcionários, que passam a não realizar mais impressões pessoais ou desnecessárias.
O sistema de gerenciamento de impressão pode fazer muito pela sua empresa. Por isso, não perca mais tempo e conheça as opções que a TTG pode oferecer para você e seu negócio.