Toda empresa que já começou a prestar mais atenção em seu parque de impressões percebeu que pode acabar perdendo muito dinheiro devido ao seu mau uso. Porém, é possível melhorar essa situação investindo em soluções inteligentes, como por exemplo, otimizar ao máximo e controlar os gastos com impressão. Veja a importância dos softwares para gerenciamento de impressão.
Softwares para gerenciamento de impressão ajudam a otimizar o funcionamento do parque de impressões, tornando-o mais eficiente e econômico. Eles ajudam a controlar as impressões que os funcionários estão realizando nas impressoras da empresa, o que sempre ajuda a ter mais controle sobre os gastos.
O que nem sempre nos damos conta quanto ao parque de impressões é que não é apenas o custo das máquinas que pesa no bolso da empresa; manter tudo funcionando corretamente também pode gerar um enorme gasto. Afinal, é preciso não só impressoras, como também tinta, papel, eletricidade e manutenção para impressões de boa qualidade.
Muitas impressões realizadas nas empresas são feitas de forma equivocada, com erros, falhas e inclusive material pessoal, que nada tem a ver com o trabalho. O que ocorre é que dificilmente uma equipe passa por algum tipo de treinamento ou conscientização sobre o uso das impressoras do trabalho, o que acaba levando a esta situação.
Imprimir ou não um documento na empresa é uma questão de bom senso, porém muitas pessoas pensam que apenas um não fará diferença e ninguém irá perceber. Porém, essa é uma mentalidade muito comum. Imagine se cada funcionário de uma grande empresa resolver imprimir um documento pessoal no parque de impressões. O custo final disso será enorme para a firma.
Os softwares de gerenciamento de impressão ajudam a inibir esse tipo de atitude, principalmente porque tudo que é impresso na empresa passa a ser registrado. Assim, se um funcionário imprime algo pessoal na empresa, ele pode ser questionado sobre sua atitude tendo em vista que, quando os gestores acessarem as informações do software, verão o ocorrido.
Porém, os softwares para gerenciamento de impressão não são importantes apenas para conscientizar a equipe sobre o uso do parque de impressões. Ele também é importante para verificar o custo por impressão dos materiais impressos na empresa e tende a ser uma importante ferramenta quando há o objetivo de baixar esse custo.
O mais interessante dos softwares para gerenciamento de impressão é a possibilidade de gerar relatórios, o que permite uma verdadeira auditoria no parque de impressões da empresa. Dessa forma, fica fácil ver onde a maior parte do dinheiro está sendo gasto, assim como buscar por formas de economizar.
Atualmente, os principais softwares para gerenciamento de impressão são o PaperCut e Print Audit. O PaperCut é uma solução para monitoramento, bilhetagem de impressão e criação de relatórios, que possui uma interface simples e amigável. Com ele é possível reduzir custos de impressão, eliminar o desperdício e promover o uso responsável das máquinas.
Já o Print Audit possui três módulos (Analysis, Rules e Recovery), que podem ser licenciados separadamente ou em conjunto, dependendo das necessidades da empresa. Cada módulo realiza uma função diferente, que pode ser independente ou integrada a outras. O legal desse software é que só se paga pelos módulos que estiverem em uso, o que tende a ser mais econômico.